Pedagogicko-psychologická poradna Chomutov poskytuje poradenské služby dětem, žákům a studentům (dále jen „dítě“), jejich zákonným zástupcům, školám i ostatním školským zařízením. Tak činí na žádost zákonného zástupce dítěte či dospělého klienta, dále na žádost školy či školského zařízení. Podmínkou poskytnutí služby je písemný souhlas zákonného zástupce dítěte nebo dospělého klienta.

Zákonný zástupce dítěte, příp. zletilý klient, je předem informován o povaze, rozsahu, trvání, cílech a postupech nabízených poradenských služeb, o všech předvídatelných rizicích a nevýhodách, které mohou vyplynout z poskytované poradenské služby, prospěchu, který je možné očekávat, i možných následcích toho, když poradenská služba nebude poskytnuta.

Každému dětskému či dospělému klientu naší poradny je založen a veden spis v souladu s příslušnou legislativou a spisovým řádem PPP Chomutov, resp. Poradenského centra služeb pro školu, děti a mládež Ústeckého kraje. Doba uchování spisů je dle skartačního (archivačního) řádu 45 let, po té je spis skartován, případně archivován. Se spisy a veškerou dokumentací je nakládáno maximálně zodpovědně tak, aby bylo chráněno soukromí našich klientů.

Poradenské zprávy, které jsou výstupem z vyšetření, které dítě či dospělý klient absolvuje, jsou nejdříve předloženy zákonným zástupcům dítěte či dospělému klientu a teprve na základě jejich písemného souhlasu předány příslušné škole, školskému či zdravotnickému zařízení, popřípadě orgánu státní správy.

Ve spisech našich klientů jsou evidovány následující údaje:

• jméno a příjmení, datum narození (rodné číslo), státní občanství a místo trvalého bydliště
• datum zahájení (příp. ukončení) poskytování pedagogicko – psychologického poradenství (tzn. od kdy je dítě v evidenci PPP a kdy má být evidence případně ukončena)
• údaje o zdravotní způsobilosti, o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na poskytování pedagogicko – psychologického poradenství
• údaje o tom, zda je dítě, žák nebo student
• zdravotně postižen nebo zdravotně znevýhodněn
• popř. sociálně znevýhodněn, pokud je tento údaj zákonným zástupcem dítěte nebo zletilým žákem či studentem poskytnut škole
• označení školy, v níž se dítě, žák nebo student vzdělává
• jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu a adresa pro doručování písemností, telefonické spojení
• testová dokumentace včetně poznámek z konzultací s klientem, zákonným zástupcem dítěte a pomocných písemných záznamů
• hodnocení žáka poskytnuté školou; rozhodnutí ředitele školy o odkladu začátku povinné školy docházky, o vřazení do zvláštní školy, pomocné školy, rehabilitační třídy pomocné školy, speciální třídy základní školy, speciální třídy mateřské školy, o integraci žáka atp.
• lékařské zprávy, které zákonný zástupce dítěte, či dospělý klient poskytne

Při vedení dokumentace klienta a zpracování osobních údajů je PPP Chomutov povinna postupovat v souladu se Zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.